Ljudima danas uglavnom nedostaje – vremena, no je li tomu baš tako ili smo samo zatrpani informacijama, stvarima i bezvrijednim odnosima koji nam kradu vrijeme? Organizacija je pola uspjeha, a organizacijom vremena, prostora, odnosa i života imamo priliku uzde života uzeti čvrsto u ruke i osloboditi si kvalitetno vrijeme i prostor za vlastiti rast i uživanje.
Često je problem odakle uopće krenuti. Mnogi se odvaže organizirati život, ali kad trebaju zakoračiti na prvu stepenicu, cijeli proces staje i završava. A prva stepenica je suočavanje s vlastitim vremenom, načinom na koji ga provodimo ili trošimo, kako tko. Kao i u svemu ostalome, dobra je analiza pola posla pa treba pomno analizirati vrijeme kroz dan, ono koje je u kalendaru, ali i ono koje trošimo na ostale aktivnosti i stvari. Mnogi od nas nisu ni svjesni kako im prolazi vrijeme i tek kad sve „stave na papir“ ili zabilježe u nekoj aplikaciji, osvijeste na koji im način prolazi dan. Za uspješnu analizu utroška vremena u danu treba pomno pogledati sve aktivnosti i vrijeme koje na njih odlazi te vidjeti što je ono što nas veseli i gradi, a što su kradljivci vremena. Što je potrebna rutina, a što je rutina od koje više nema koristi? Za one koji vode dnevnik stvar je lakša jer će vjerojatno pregledavanjem bilježaka shvatiti koji su im kradljivci vremena i na taj način si pomoći bolje organizirati vrijeme.
Jednom kad osvijestimo svrhu svake aktivnosti kroz dan, moći ćemo nešto i promijeniti. Ne treba se bojati niti izbrisati neke obaveze iz kalendara kako bi se stvorilo mjesto za nove, možda bolje ili ljepše i korisnije aktivnosti. Imate li ponavljajuće sastanke od kojih nema puno koristi, razmislite da ih uklonite. Ili da promijenite dinamiku sastanaka, njihov sadržaj i slično. U slučaju da je organizator besemislenih sastanaka netko drugi, uvijek možete ponuditi rješenje za bolju efikasnost. Umjesto da pitanjima umarate sudionike, ponudom rješenja pokazat ćete da želite napredak i boljitak za sve.
Nakon analize vremena često se događa da nismo sigurni što treba ostati, a što otići. Pri odlučivanju nam može pomoći matrica upravljanja vremenom koja se radi tako da se aktivnosti razvrstaju prema važnosti i hitnosti, a kako bismo bolje upamtili, nazvat ćemo ih bitno i hitno. U matrici se aktivnosti razvrstavaju u četiri kvadranta, kvadrant I: hitno i bitno – u njemu će se naći stvari poput iznenadnih sastanaka za važne rokove ili krize koje se događaju. Kvadrant II: bitno, nije hitno – u njemu se nalaze dugoročni ciljevi i strateško planiranje. Kvadrant III: nije bitno, ali hitno – u ovome kvadrantu čekaju nas neke elektroničke poruke, telefonski pozivi, događaji i sastanci. I na kraju, kvadrant IV: nije bitno, nije hitno – u njemu se nalazi sve ono što radimo iz dosade ili zabave iako zapravo uopće nije bitno jer nas ne izgrađuje, a to su prekomjerno listanje društvenih mreža te prekomjerno gledanje televizije. Kad napravite kvadrant, promotrite ga i analizirajte što trebate činiti više, a što manje kako biste povećali produktivnost, ali i zadovoljstvo.
Delegiranje poslova omogućit će rasterećenje u nekim kvadrantima, kao i korištenje određenih alata za koje ćete na početku možda trebati vremena dok naučite raditi s njima, ali kasnije će se to uloženo vrijeme višestruko vratiti. Čišćenje dnevnog rasporeda treba postati rutinom i na taj način će se osloboditi dio vremena jer ćete biti fokusiraniji, ali i opušteniji. Odmor je dio rada pa je potrebno u dnevnom rasporedu uvesti i vrijeme za odmor. Upravljanje vremenom potrebno je baš i da bismo se mogli kvalitetno odmoriti i napraviti mjesta za stvari koje nisu vezane uz posao, stvari koje nas grade, odmaraju i raduju. Vrijeme opuštanja biramo prema vlastitim željama i potrebama. Netko tko je cijeli dan u pokretu možda u stanci želi sjesti i pročitati knjigu, a netko tko cijeli dan sjedi u uredu vjerojatno će odabrati odmarati se šetnjom u prirodi. Svaki kalendar prilagođavamo sebi i svojim potrebama, a usklađujemo s obavezama koje moramo obaviti.
Upravljanje vremenom uključuje i promišljanje o budućnosti, što znači da obaveze koje dolaze za neko vrijeme, primjerice mjesec dana, lako ubacujemo u kalendar, ali ne razmišljamo želimo li ih, trebaju li nam, vesele li nas i onda se često događaju otkazivanja u zadnji tren. Kad stojimo pred nečim što trebamo zabilježiti u kalendar za budućnost, razmislimo što bismo s tim učinili sutradan. Hoćemo li biti jednako radosni kad te obaveza postane sadašnjost? U slučaju da ste nešto zabilježili s radošću pa se predomislili, nemojte otkazivati planirano jer djeluje neozbiljno, a i onima koji u tom planu sudjeluju pokazuje da nam nisu dovoljno vrijedni.
Upravljanje vremenom sjajna je vještina koja se uči, a što je više usavršimo, više ćemo vremena imati za aktivnosti koje nas vesele. Umjesto da radimo da bismo plaćali račune, upravljajmo vremenom kako bismo radili manje, zarađivali više, a uživali još više!